因业务需要，企业会碰到需将一些重要的电子文档发给客户或者合作伙伴的情况，可要将文件外发，就必须对原有的图纸进行解密，一旦解密发出去，就意味着企业的这些重要图纸文件将不再受到控制，这些图纸文件如果被窃取或者无序传播，可能会对企业造成巨大的损失，企业的核心资料面临着被外泄的可能。

文件外发控制针对文件解密后在外部泄露的可能而提供对应解决方案，当需要外发公司文档时，只需进行外发申请后经公司高管审核确认即可明文外发，同时对外发文件还能设置打开的次数、使用有效期、是否在指定电脑上打开等，有效防止外发文档的二次扩散。

通过虚拟打印机的方式，将图片、文本、图纸文件转换成类似PDF格式的专用图档文件。把这个文件发给客户，点击文件时就会启动自带的浏览器就可以阅读，文件内容不能拷贝、不能打印，只能阅读。

1. 可设置时间、使用次数、密码、网络同步验证、指定计算机多种参数。

2. 无论复制成多少个副本，多个副本的操作次数总和为当时设定的次数。

3. 网络时间同步验证，解决修改系统时间来达到篡改有效时间的问题。

4. 可设置打印权限、屏幕截图功能限制。

5. 可适用于三维图纸及复杂文件外发控制，文件在外部可以继续编辑修改。